Asambleas presenciales
Antes de la reunión
Se importan al sistema la lista de copropiedades y propietarios (o asociados en caso tal) que nuestro cliente nos envía, en un archivo de Excel muy sencillo que les entregamos para este fin.
Se imprimen las tarjetas para participación en las votaciones, con código QR o de barras, que le entregaremos a nuestro cliente antes de la reunión para que sean entregadas a su vez a los participantes.
Al ingreso de la reunión
Se registra en el sistema el ingreso individual de los asistentes al lugar de reunión, incluyendo los apoderados, para establecer control permanente en la continuidad del quorum para sesionar y se les entregan las tarjetas de participación en las votaciones.
Se registran en el sistema los abandonos y reingresos a la reunión para mantener la cadena de control en la continuidad del quorum.
Al inicio de la reunión
Se registra el momento de inicio de la reunión y el quorum inicial para sesionar.
Se consigna en el sistema la elección de presidente y secretario de la reunión, que acompañarán el encabezado de todos los archivos de evidencia digital que arroja el sistema después de terminada la reunión.
Durante la reunión
Se realizan las votaciones que han sido preparadas con anterioridad o que se determinan en ese mismo momento.
Se realiza el proceso de captura del voto de cada uno de los participantes usando nuestra App de votaciones y se presenta el resultado definitivo al final de cada jornada de votación.
Se realizan verificaciones automáticas de quorum con cada votación o de acuerdo con las necesidades.
Después de la reunión
Se descargan del sistema los archivos con la evidencia digital de votaciones y quorum en formato de Excel y se envían a nuestro cliente.
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