Asambleas virtuales

Se importan al sistema la lista de copropiedades y propietarios (o asociados en caso tal) que nuestro cliente nos envía, en un archivo de Excel muy sencillo que les entregamos para esta labor.

Se envían los correos con las credenciales de acceso y las instrucciones para ingreso al sistema y participación en las votaciones de la reunión.

Se abre la sala de reunión con una (1) hora de antelación para que los participantes puedan hacer LOGIN al sistema y registrar su participación haciendo uso de las credenciales de acceso que le fueron enviadas al correo electrónico.

Una vez han ingresado el control de quorum se lleva automáticamente durante su permanencia en la reunión.

Se registra el momento de inicio de la reunión y el quorum inicial para sesionar.

Se consigna en el sistema la elección de presidente y secretario de la reunión, que acompañarán el encabezado de todos los archivos de evidencia digital que arroja el sistema después de terminada la reunión.

Se realizan las votaciones que han sido preparadas con anterioridad o que se determinan en ese mismo momento.

Se realiza el proceso de votar de cada uno de los participantes usando nuestra App de votaciones vía Web y se presenta el resultado definitivo al final de cada jornada de votación.

Se realizan verificaciones automáticas de quorum con cada votación o o de acuerdo con las necesidades.

Durante la reunión los asistentes pueden ver en cualquier momento en su pantalla los resultados definitivos de cualquiera de las votaciones realizadas.

Previamente o durante la reunión los administradores pueden cargar al sistema documentos o archivos para que los asistentes los descarguen, como el archivo de convocatoria, los estados financieros, etc.

Los asistentes pueden consultar los poderes con que participan y el coeficiente que representan en la reunión para el quorum y las votaciones.

Se descargan del sistema los archivos de evidencia digital en formato de Excel y se envían a nuestro cliente.

Para cada una de las votaciones se genera un archivo de soporte digital que contiene una línea de registro por cada voto emitido con la fecha y hora, el código de la copropiedad, el nombre y documento de la persona que votó, la especificación de si asiste o no por poder y el voto emitido en cada caso.

De igual manera para cada una de las verificaciones de quorum se genera un archivo de soporte que contiene una línea de registro por cada copropiedad representada en la reunión en el momento de la verificación, que contiene la fecha y hora, el código de la copropiedad, el nombre y documento de la persona que la representa y el coeficiente de participación de la misma.